Berada di zaman digital yang serba cepat, tidak dapat dipungkiri menuntut kita untuk bisa multitasking, very result-oriented, serta constantly adapting dengan lanskap tekno-sosio-ekonomi yang juga mengubah pola hidup, komunikasi dan kerja.
Sayangnya, sulit untuk bisa mengatur semuanya dengan baik secara bersamaan. Kemampuan untuk multitasking secara efisien masih jauh dari keniscayaan, tingkat stres makin tinggi karena banyaknya tekanan, and there’s just so much to do with so little time!
This is where Notion may come in handy.
Notion adalah Aplikasi manajemen proyek (project management tool) untuk individu maupun tim yang bertujuan untuk mempermudah proses pekerjaan apapun yang dilakukan, sesuai dengan klaimnya sebagai “all-in-one workspace”. Saya sudah memakai aplikasi ini hampir setahun, and truthfully, they sort of deliver their claim.
Here’s how I use it :)
1. Tracking Pekerjaan
Di Notion, saya membuat daftar pekerjaan yang ditampilkan secara ringkas, dengan kategori work field dan prioritas pekerjaan yang dapat dilihat sekejap, lengkap dengan tenggat waktu,catatan serta lampiran lain apabila diperlukan. Tampilan tabel, toggle dan checklistnya bisa diubah sesuai dengan kebutuhan dan model pekerjaan masing-masing.
Granted, I am still unable to 100% track all of my work and I still stumble upon deadlines every now and then. Tapi tanpa ada Notion, besar kemungkinan pekerjaan saya akan lebih berantakan lagi.
2. Organizer Pribadi
I have tried many forms and ways to be, well, somewhat organized.
Mulai dari memakai notebook fisik, aplikasi OneNote, Google Keep, Pocket, sampai Email sudah pernah saya coba. Bentuk pengorganisasiannya pun bermacam-macam, mulai dari track pekerjaan, mencatat meeting, brainstorming ide, daftar belanja, dan lain-lain. Sayangnya, tiap tools tersebut biasanya ada kekurangan yang cukup mengganjal buat saya.
Notebook fisik saya sering tertinggal dan sulit mencari kembali bagian-bagian yang diperlukan (sayang tidak ada ctrl+f ). OneNote sulit untuk dibagipakai dengan orang lain dan tampilan ponselnya kurang baik, meski bagus untuk mencatat materi di kelas. Fitur Google Keep terlalu sederhana dan tidak cocok untuk konten atau teks yang banyak. Pocket hanya bisa menyimpan artikel-artikel yang suka saya baca. Emailing myself? inbox jadi penuh dan seringkali gagal karena saya perlu melampirkan dokumen-dokumen berukuran besar.
On top of that, tentu ini terlalu banyak tools yang dipakai berbarengan dan suka bikin pusing sendiri.
Notion is definitely not perfect, but it gets pretty close to do everything. Fiturnya banyak dan tampilannya mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan, memungkinkan Notion menggantikan dan menggabungkan semua tools yang sebelumnya saya pakai.
Bisa dilihat dari tangkapan layardiatas, Notion bisa memasukkan banyak hal dalam berbagai format. Sekarang, semua daftar, catatan, artikel, dan lainnya sudah terintegrasi di satu tempat. Ia juga tersedia di PC/Mac & di Android/iOS, meski untuk mengoptimalkan penggunaannya memang perlu pembiasaan dan pembelajaran terlebih dahulu, but it’s part of the fun, right? right?!
3. Manajemen Kerja Organisasi
Saya mulai memakai Project Management App sejak tahun kedua kuliah untuk kepentingan organisasi. Tujuan utamanya ya sederhana, supaya ada checklist & tracking pekerjaan pos saya sendiri. Asana adalah pilihan saya sebelum akhirnya berpindah ke Notion. Sayangnya, Asana harus bayar kalau mau dipakai banyak orang dan kalau mau memakai fitur tambahan.
Di Notion, meski versi gratisannya tetap ada batasan-batasan, fiturnya sudah banyak. Ia sudah bisa berkolaborasi bersama dengan tim/divisi, membuat comment dan mention orang dalam checklist, set reminder untuk deadline, dan banyak lagi fitur lainnya.
Berada dalam Organisasi yang isinya bermacam manusia dan aktivitas, sudah pasti dekat dengan keruwetan luar biasa, hal-hal seperti 1) miskomunikasi, 2) keteteran deadline dan rapat, 3) pusing harus kerjain yang mana dulu, sampai 4) hilangnya dokumen-dokumen dan God knows what other problems.
Biar tidak tenggelam dalam banyaknya hal yang harus dilakukan, perlu top-down view/helicopter view yang jelas, dimana kita secara perorangan atau bersama-sama bisa melihat selayang pandang semua hal dengan cepat dan sederhana.
Memang, kelihatannya membuat record semua checklist atau kegiatan organisasi dalam Aplikasi seperti menambah satu lagi kerjaan. Tentu juga tidak mudah untuk bisa mengubah sistem/pola kerja, butuh trial & error serta komitmen bersama supaya dapat berjalan dengan lancar.
But if done properly, it truly helps to keep your head clear, understand the priorities & what to do next, preventing you from intense confusion, inefficient micromanaging, and forgetting things.
Pilihan Lain & Akhir Kata
Notion bukan satu-satunya Project Management Tool yang bagus, ada banyak aplikasi lain yang menawarkan berbagai macam fitur dan bentuk, dan bisa saja lebih sesuai dengan kebutuhan. Ada Todoist, Trello, Asana, Zoho, Things, dan lain-lain, silakan ditelusuri lebih lanjut.
Akhir kata, ada beberapa hal yang menurut saya perlu diperhatikan:
- Tentukan aplikasinya mau dipakai oleh siapa saja dan untuk apa,
- Pahami fitur-fitur serta batasan dari setiap aplikasi, sesuaikan dengan kebutuhan,
- Buat template workflow atau pola kerjanya seperti apa, evaluasi dan perbaharui secara berkala. Serta,
- Berkomitmen dan membiasakan memakai aplikasinya selama beberapa bulan. Terus pelajari, cari referensi/tutorial/tips/bantuan untuk menyempurnakan sistemnya.
It may or may not work! but who knows, probably it can solve your age-long issues? give it a try and tell me what you think :)
